Архив рубрики: GTD

правило двух минут и смерть производительности

clip_image001После курса, который не так давно читал нам Макс, кое-кто из прошедших его, сказал, что курс отстой жутко мешает «правило двух минут», которое призывают выполнить любую задачу, если она займет менее двух минут (см. первую картинку).

Я, признаться, был в недоумении, так как не очень понимал, как оно может мешать, потому попросил привести мне хоть один пример, когда оно мешает. Примеров оказалось значительно больше, чем один, но все они сводились приблизительно к одному:

«сижу я, работаю, делаю задачу, которую делать ндцать часов, и тут

· Подходит кто-то и приносит

· Звонит кто-то и рассказывает про

· Я сам вспоминаю про

задачу, которую делать не больше двух минут. Я, согласно заветам Аллена и Дорофеева, всё бросаю и начинаю заниматься этим делом. Разумеется, фокус для первой длинной задачи утерян, мотивация ей заниматься снижена и она занимает теперь не ндцать часов, а ндцать + 1 попугай».

Тут, в целом, мне стало понятно, в чем дело: ребята не до конца поняли, в каком именно процессе используется это правило 2х минут.

Разумеется, применять его для любого дела в любой момент дня не только не полезно, но и вредно. Как я уже сказал выше, результатом будет снижение мотивации, уход фокуса, если он был и, как результат, затягивание сроков текущей задачи. А когда же ее применять? А только в два из пяти этапов, которыми предлагает жить Аллен: Process & Organize. То есть, по нашему, по простецкому: когда мы разгребаем входящие. Об этом говорит и заголовок той схемы, с которой я стащил первый скриншот:

clip_image002

и начало её самой:

clip_image003

Всю схему не привожу, а то влечу еще под какой-нибудь копирайт ;)

Итого, правило «сделай это, если оно отнимет менее двух минут» следует выполнять только при разборе входящих, который предлагается делать настолько редко, насколько это для вас комфортно. Я, к примеру, смотрю и разбираю сейчас свою почту максимум два раза в день. В идеале – один раз. Меньше не очень комфортно, больше – слишком много накладных расходов. Ну а любая задача, приходящая в середине дня, если это не что-то, из-за чего реально нужно все бросить, уходит во входящие, откуда я ее потом извлекаю и делаю.

Реклама

Книги, которые поменяли мою жизнь.

clip_image002А на самом деле, и не только мою. Я читаю много и разное. Часто откровенный шлак, иногда что-то нереально умное или великое. Бывает, что после прочтения мой взгляд на само произведение литературы (Дон Кихот, оказывается, грустная книга. А книги про Мумми-Троллей можно разбирать на цитаты даже в весьма зреломм возрасте) или какой-то отдельный аспект моего существования или мировоззрения (Цель Голдратта) меняется или подвергается сомнению.

За последние несколько лет мне попалось только две книги, которые реально сильно повлияли на мое поведение и жизнь. Рекомендовать не буду (а то скажете, что я совсем уж в мессионерство ударился ;) ), расскажу только, что они сделали для меня и не только.

Первая книга это Getting Things Done от Дэвида Аллена. На нашем языке она называется «Как привести дела в порядок». Читать я ее начал когда только стал руководить группой и кроме моего стандартного потока почты и задач в меня ударило еще девять. Времени стало катастрофически не хватать, голова разваливалась от обилия деталей, задач и просто потока информации. Ситуация требовала или меняться самому или сдаваться и возвращаться обратно в админы (эта мысль и вовсе не так давно ушла сильно на второй план). Я придумал и подсмотрел несколько интересных приемов, которые слегка улучшили ситуацию, а потом… кто-то вдруг раздал нам всем по упомянутой уже книге. Оказалось, что я придумал свои вариации на приблизительно 30% того, что в ней описывается (это, кстати, моё определение хорошей нехудожественной книги: если большую часть того, что в книге рассказывается, вы уже придумали, то это хорошая и полезная книга). Из оставшихся 70% я сам по книге внедрил в свою голову еще половину, потом еще 10% добил на недавнем тренинге с Максом Дорофеевым (aka Cartmendum aka Дорофея), а оставшееся мне на данный момент нужно, но еще не критично. В итоге пустой инбокс, привитый тем же Максом, пара собственных наработок, а так же сопутствующая всему этому система, привели к тому, что я чувствую себя сухо и комфортно, почти ничего не забываю и работаю настолько продуктивно, насколько мне позволяет моя лень ;)

Книга "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса" Дэвид Аллен - купить книгу Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ISBN 978-5-91657-575-0 с доставкой по почте в интернет-магазине OZON.ru Книга «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен — купить книгу Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ISBN 978-5-91657-575-0 с доставкой по почте в интернет-магазине OZON.ru

Вторая книга посоветована мне одним замечательным человеком, привела к значительным изменениям в моем подходе к управлению моей командой. Точнее, не так. Изменения давно назревали и я опять многое придумал и сделал сам, но был нерешителен, поскольку все во мне вопило «это ж бред – так жить нельзя!». Однако эта книга стала тем спусковым крючком, после которого я плюнул на все и решил попробовать. Результат оценил не только я, но и более десятка моих ребят. Я разгрузился и перестал заниматься всякой ерундой. Ребята получили большую свободу и простор для творчества. Речь идет о книге Дениэла Пинка «Драйв».

Книга "Драйв. Что на самом деле нас мотивирует" Дэниел Пинк - купить книгу Drive: The Surprising Truth about What Motivates Us ISBN 978-5-9614-2211-5 с доставкой по почте в интернет-магазине OZON.ru Книга «Драйв. Что на самом деле нас мотивирует» Дэниел Пинк — купить книгу Drive: The Surprising Truth about What Motivates Us ISBN 978-5-9614-2211-5 с доставкой по почте в интернет-магазине OZON.ru

Как я уже говорил, я вовсе не рекомендую что-то прочитать. Но если вы любитель построить для своих подчиненных какой-нибудь затрахный процесс или у вас миллион неоконченных дел, висящих на вас тяжким грузом и 1500 писем в инбоксе… то какая разница, какой ерундой заниматься ;)