Архив рубрики: GTD

Дэвид Аллен–живее всех живых

clip_image002

Я тут недавно посетил мероприятие GTDRussia на базе PWC Academy с участием нашего Всего – Дэвида Аллена. Не, я давно уже в курсе, что это вовсе и не «всё», что есть ещё много что на свете, но его книжка не зря числится у меня в категории «жизнь спасла». Если бы не эта методология, то фиг бы я сейчас чем-то там руководил, я думаю. Ну или переход был бы сильно более сложный.

В общем, когда поступило предложение сходить и позырить на живого Аллена, я сказал «да», несмотря на то, что прекрасно понимал, что вряд ли я услышу что-то новое в формате двухчасовой лекции. В общем, приехал, перекусил (дело святое!) и… Прождал вместе со всеми минут 15, потому что кто-то из русских организаторов опоздал (Дэвид не опаздывает ;) ). Впрочем, я, благодаря ему же, к этому раскладу был готов, потому сел и спокойно потренировался малевать (см.выше). А мог бы позвонить, или ещё что сделать, если бы нужно было.

А потом всё-таки всё началось и я прослушал краткое содержание системы GTD. Оно, полагаю, всем давно известно, так что пересказывать не буду, выложу только пару цитат и картинку с новым отображением процесса обработки входящих.

Цитаты:

Твоя голова – самый хреновый офис

Только идиоты думают, что они умные всё время

clip_image004

Вот так, говорю, делай, и будет тебе щастя!

В общем, послушал, задал вопрос, на который получил ответ, что серебряных пуль не бывает, получил ещё один экземпляр книжки про GTD (третий, не считая двух электронок ;)), да и пошёл домой, проводить еженедельный обзор системы.

А тем из вас, кто ещё всё ещё ничего не успевает, и почты завал, очень рекомендую посмотреть в сторону этого способа жить. А ещё лучше, в сторону джедайской техники. Но тут уже кому что ближе Winking smile

Не уверен – не отсылай!

clip_image002

Письмо вовремя не отправленное, стоит десяти, отправленных невовремя.

Я.

Не так давно, я с одним из коллег читали другим нашим коллегам лекцию по личной эффективности. Лекция базируется чуть менее, чем полностью на материале Макса Дорофеева, и от него же там был такой слайд:

clip_image004

Эта тема, в свою очередь, заимствована частично у Тима Урбана, из его теории прокрастинации. Но в этом конкретном случае показана не прокрастинация, а что множет ещё случиться, если мы не сформулируем достаточно точно задание для нашей внутренней обезьянки, или просто позволим ей порезвиться самостоятельно.

После, в нашей лекции мы показали, что, как бы ни трудно и ни неприятно было мыслить, мы можем пробудить наше сознание (систему 2), если:

1) Мы хотим этого

2) Мы дадим ей достаточно времени на то, чтобы активироваться

А именно ситуация по типу изображённой, может быть разрешена и вовсе крайне просто. Я видел этот способ в интернете столько раз, и так долго использую его сам, что был практически ошеломлён, увидев, что многие люди не знают об этом трюке, и почти все, кто знают, не используют его. При этом, почти все признались, что подобные ошибки с ними случаются.

В чём же фокус? Это просто: нужно настроить задержку отправки исходящей почты. Хотя бы на минуту. Я знаю, что это делается в MS Office Outlook, и похожая, но сильно более простая в настройке функция есть в Gmail. И что этого всё ещё нет в outlook.com. Так что выбирайте инструмент тщательно ;)

Что нам даёт такая настройка? На самом деле, всего лишь какое-то время, пока наш рациональный управленец в нашей же голове прочухается и сможет перехватить контроль у обезьяны. И напишет «я не до конца с тобой согласен» вместо «да ты дебил просто какой-то». Ну или если ты вдруг по природе вежлив (в отличии от меня), то можешь успеть вспомнить, что не каждый человек в копии может желать получить это письмо просто потому, что ты по привычке нажал «ответить всем». В общем, любые чудеса могут случиться с человеком, если просто дать себе несколько секунд на «подумать». Любые.

Вот тут описано, как настроить эту фичу в Outlook 2016 и Gmail.

P.S. В лекции я упоминал видео непревзойдённого трагизма о еноте и сладкой вате. Вот оно.

НЕ

СМОТРИТЕ

ЭТО

НА

РАБОТЕ!

Книга: Getting results Agile way

BookБыстрее, выше, сильнее!

Похоже, основное моё чтение по личной эффективности закончено. Теперь я буду больше тюнинговать свою систему, перебирать инструменты в поисках тех, которые больше подходят лично мне и получать счастье, выходя на всё более высокий уровень. Ну и да, так как у меня ничего не получается не всё получается, я буду учить этому других. ;)

Почему? Всё очень просто, в голове у меня на текущий момент сложилась картина того, как и что я должен делать, чтобы развиваться, работать и не страдать от организационных моментов. По сути, новых стратегических моментов в книгах по эффективности личного существования я уже некоторое время не нахожу. Всё, более-менее, одно и то же. Меняется подход к реализации тех или иных моментов, меняется конкретный инструментарий, который позволяет облегчить и перевести в разряд привычки то или иное полезное поведение. Каким-то моментам в методике 1 внимания не уделяется, в каких-то уделяется больше, чем в методике 2 (в GTD Аллена, например, не очень поднимается тема концентрации), и это тоже нормально. Ничего страшного в этом нет, главное – понимать основные требования к системе, научиться понимать, где и что идёт не так хорошо, как хотелось бы, а дальше можно построить что хочешь и как хочешь, согласно своим личным предпочтениям.

Но что это, я же хотел рассказать о книжке, а не о том, какой я умный ;) Докладываю: книжка неплоха. Ещё один подход к построению своей личной системы, близкий к тому Agile, что используют программисты.  Основное из книги очень хорошо изложено тут. Жаль не до конца русифицировано, но нам же это не помеха, да?

Из того, что заинтересовало лично меня (или подтвердило мои выведенные для себя постулаты) могу отметить следующее:

  • Нужно фиксировать время, которое ты можешь потратить на выполнение той или иной задачи. Нельзя позволять одной задаче или одному направлению надолго поглотить всю твою жизнь. В последнее время часто натыкаюсь на людей с этой проблемой. Думаю, оно сильно мешает им получать удовольствие от жизни и развиваться. Задач всех всё равно не переделаешь, с этим нужно смириться. Время – бесценно, его нужно тратить так, чтобы это отвечало твоим интересам.
  • Фиксация времени может быть как по верхней, так и по нижней границе. То есть работу, если ты немного трудоголик (а чего бы ты ещё в моём блоге делал тогда? ;) ), есть смысл ограничить сверху. Скажем, не больше 50 часов в неделю. А вот спорт, если тут есть проблемы, ограничить снизу: не менее 4 часов в неделю.
  • Фокус на разных уровнях постановки задач и целей я видел не только тут, но здесь предельно простой инструментарий, с которого можно начать, если ещё не начали. Что делаем прямо сейчас, что делаем сегодня, что делаем на этой неделе, в этом квартале, году, жизни. Чем выше забираемся по этой лестнице, тем проще понять, а нужно ли вообще заниматься этим отчётом, или продать всё и уйти в монастырь.
  • Правило трёх. Ставим три цели на день, неделю, месяц. Честно говоря, ненужный зажим. Я бы делал (и делаю) по-другому. Но, опять-таки, как начальный инструмент для решения проблемы бесконтрольной траты времени, пойдёт.
  • Очень понравился подход «новый день – новая жизнь». Планируем с нуля, не боимся менять. Очутиться в ситуации, когда ты 10 лет добивался цели просто потому, что её себе поставил – мало что может быть хуже. Я вот только что бросил читать книжку, хотя пообещал издательству её прочитать. Но я лучше им напишу, что книжка отстой и я не хочу тратить на неё время, чем потрачу на неё ещё несколько часов своего времени. Плюс постоянно подводить итоги и переосмысливать, что сделано, что нет. Это как раз та часть, которой во многих системах личной эффективности не уделяется внимание: процесс постоянного совершенствования.
  • Ещё одно наблюдение: правило «Нет разницы + нет разницы + нет разницы + … = кардинальное отличие», почёрпнутое из книги Вайнберга «Закон малинового варенья», работает не только в сторону ухудшения. То есть совсем чуть-чуть что-то улучшить двадцать раз и ситуация может поменяться кардинально.

Полезность: средняя. Вот прямо в таком виде, как есть, будет работать не очень у большого количества людей. Но в неё заложена возможность усовершенствования системы. Плюс тут есть достаточно неплохой набор инструментария для решения основных проблем, из которого многое можно брать и адаптировать, даже если сама система не легла.

Легко ли читать: так себе. Может быть, если читать её, как справочник, а не с начала и до конца, то будет лучше. Потому что в пятый раз читать, что если что-то мешает, послушай любимую музыку – тяжело =)

Купить:

 

Повторяющиеся задачи в моей GTDшечке

clip_image001Некоторое время назад в блоге у Макса Дорофеева случился микрозаруб на тему «а нужны ли повторяющиеся задачи». Часть аудитории считала, что нафиг не нужны, ибо, скажем, вряд ли я забуду сделать еженедельный отчёт. У меня тогда этих задач было в разы больше, чем сейчас, но и сейчас несколько штук осталось. Однако я был твёрдо уверен, что мне без них не обойтись.

Как я только что сказал, раньше у меня этих задач было больше, потому мне оказалось сложно тогда сформулировать, зачем они вообще нужны, ибо отчёт я и впрямь не забываю написать без всяких задач. Теперь у меня таких задач осталось существенно меньше, и я понял, что они для меня означают, и почему я и не удалю как минимум ещё какое-то время.

Первый класс таких задач — это задачи, являющиеся частью процессов постоянного улучшения или задачи в которых есть большой чеклист, что сделать. То есть нужно:

1) Провести какую-то ретроспективу прошедшего периода времени

2) Провести планирование будущего периода

3) Провести оценку какого-то текущего процесса

Может и ещё что-то. К примеру, у меня в такой задаче еженедельный гвоздодёр и обзор GTD-системы, а также ежедневные планирования и ретроспективы. Просто потому, что держать в голове эти списки не очень реально, да и смысла нет. Проще с утра открыть эту задачу, пройтись по списку и закрыть.

Ещё одна категория задач (от которых я-таки избавился пока) это противо-ленивожопные. То есть я задалбывал себя задачами на необходимость ежедневно читать некий букварь до тех пор, пока это не перестало быть проблемой. То есть делал себе чуть сложным самообман «ну вот сегодня нет времени, завтра точно сделаю». Но эти задачи будут не у всех, так что их можно исключить из рассмотрения.

И есть ещё третий класс задач: задачи регулярные, но редкие. О которых забыть легко. Ну там раз в пару месяцев прочитать какой-то онлайн журнал. В такие задачи ещё напихивается информация, которая поможет сделать её быстрее (ссылка на этот журнал, к примеру). Тоже полезный вариант регулярных задач.

А у вас какие задачи регулярные?

Любовь к одному помидору

clip_image001Очередная книжка. Куплена и прочтена в рамках борьбы с прокрастинацией. Должен сказать сразу, помогло, хотя я ещё и далёк от полного решения этой проблемы.

Итак, The Pomodoro Technique от создателя техники Francesco Cirillo.

Полезность книги: жизнь спасла.

Легко ли читать: да.

Я как-то попробовал использовать пару лет назад то, что считал “техникой помидора”: скачал какую-то программу, которая тикаала и отмеряла 25+5 минут и пробовал так работать. Ну, в целом, понятно было, что что-то здесь не так. Оно просто не заработало толком и само собой затухло. Но тут набрёл на книжку автора самой методики, прочитал и понял, что этого-то и не хватало.

Книжка очень короткая (что-то чуть больше, чем 100 страниц) и очень инструментальная. Я начал читать её утром и закончил вечером, в самолёте. Так что, когда я писал, что её легко читать, то точно не врал Winking smile 

При этом пищи для ума она даёт – будь здоров, при этом перекликаясь со многими другими методиками улучшения собственной и чужой жизни. В частности, с книгой Тимоти Геллвея, которую я недавно рассматривал, она имеет некоторые общие подходы к обучению: осознанность ведёт к непрерывному улучшению, которое вообще замусолено в любой книге по эффективности Winking smile 

Для меня книга стала серьёзным помощником, вызвавшим достаточно приличные изменения в том, как я работаю. Так что Я для себя поставил её в один ряд с Getting Things Done от Дэвида Аллена и Drive от Дэниела Пинка. Например, по результатам наблюдений за собой, я изменил свой рабочий график, что стало, как мне кажется, причиной перелома в динамике количества моих задач. Ну и именно она заставила меня начать планировать свой день. Оказалось, что это несложно. Да ещё я это делаю в бумажном виде =)

А многих она заставляет задуматься, что же мешает им сфокусироваться на задаче (относительно точная цитата с работы: “сижу, работаю, и тут ловлю себя на том, что мне срочно приспичило найти билеты на концерт. Вот прямо сейчас”).

Саму технику расписывать не буду, поскольку:

1) много кто это делал, даже книжки писали, отличные от книги самого автора (их не читал, может быть, когда-нибудь). Вряд ли я что-то добавлю.

2) Купите и прочитайте сами. Это недолго и недорого.

Купить можно тут.

З.Ы. Один из наиболее часто встречаемых мной вопросов при рассказе про книгу, это “а ты используешь физический таймер?”. Увы, пока нет, но только потому, что не нашёл времени добраться до магазина. Правда использовать его всё время я вряд ли смогу – всё-таки open space, но всё равно куплю. Или приму в дар Winking smile

О вреде приятного или прокрастинация в околонаучном разрезе

Бутерброд по-хохляцки:

  1. Взять буханку хлеба, разрезать пополам вдоль
  2. Вытащить из кармана два кусочка сала, положить один на дальний конец хлеба, второй убрать в карман
  3. Съесть хлеб
  4. Убрать сало в карман

@Cartmendum тут в последнее время начал задумываться, почему нам привычно делать сначала дела неинтересные и скучные, а потом уже то, что интересно нам самим. Меня в такой постановке оно не слишком беспокоит, хотя сам вопрос достаточно занятный, поскольку привычка эта подкашивает многих и не только с работой: оставляют самое «вкусное» на потом даже в еде ;)

Мне это интересно в основном потому, что если не откладывать «приятное» на потом, то получим один из наиболее популярных векторов входа в прокрастинацию и ничегонеделание. Мы легко можем забить на работу и заниматься этими приятными малостями. Так что один из рецептов как раз – заняться сначала тем, что должно, а уже потом всем остальным. И, в целом, решение понятное и даже работающее, но у народа возникает сомнение: а вдруг это не так? И вдруг можно в самое продуктивное время, пока не устал, сделать что-то приятное? Ведь приятное, когда оно сделано в добром уме будет еще приятнее, так ведь? ;)

Не претендуя на научность или даже правоту, предполагаю, что можно. Нужно только следить за одним правилом: то, что мы ставим перед обязательной работой,

  1. должно иметь понятное и достаточно скорое окончание
  2. не должно иметь постоянной подпитки удовольствием от свершений.

Что это значит? Ну, к примеру, большинство компьютерных игр не соответствуют второму правилу: убил врага – получил вознаграждение, решил головоломку – то же самое. А многие игры (типа MMORPG) и первое правило попирают только в путь. Форумы, чЯтики и социальные сети тоже по обоим правилам пролетают. Я уже не говорю про активность под названием «разбираю почту». Конца и краю этому делу нет, а каждое письмо чуть-чуть, но подпитывает нас «окончанием задачи». (Кстати, вот и правило: делать приятное раньше можно только если это задача, а не активность. В крайнем случае превратите процесс в задачу: «ну вот еще трёх моснтров убью и займусь отчётом». Обманывать себя, разумеется нельзя)

А вот если найдётся дело, которое ни одному признаку не удовлетворяет, то можно и заняться приятным. Я вот этот текст написал ;)

Жизнь без чеклистов, как вызов скуке.

clip_image002А вы делаете чеклисты для повторяющихся активностей? Неважно для чего: составление бюджета, подготовка свадьбы (у кого это регулярная активность ;)), установка сервера или рецепт лечо. Да?

Я тоже. И ребят своих заставляю. А пользуетесь вы этими списками задач (а это, по сути, именно специализированные списки задач. Этакие мини-проекты)? Нет? Вот и многие вокруг меня тоже не пользуются. И хотя я пользуюсь, но количество таких списков в моей жизни явно недостаточно. И недавно я подумал, что одной из причин может быть желание более «творческой» работы. Ну то есть, если нет чеклиста, то всегда есть возможность облажаться и потом судорожно это чинить. Творчество? Несомненно ;) Шучу, конечно, вряд ли это причина. Зато вполне очевидно, зачем чеклист нужен: избегать такого творчества.

На самом деле, устанавливать и настраивать сервер в 125й раз, что по чеклисту, что без него, занятие малоинтересное. Можно возразить, что процесс, следующий за факапом, может оказаться интересным, но тут нужно помнить, что он совершенно контрпродуктивен:

1) Раз пришлось разгребать, значит что-то пошло не так. Испорчен торт, нет платья у невесты или сервис изрядно накренился. Адреналин добавит удовольствия чинящему, но не потребителю услуг.

2) Был бы употреблен чеклист, этого можно было бы избежать. То есть то время, когда мы исправляем последствия трудовым подвигом, потрачено зря!

3) А самое главное, время, которое потрачено на починку, можно было бы потратить на действительно творческие вещи.

То есть, обмануть себя вплоть до выброса шиловжопина мы можем, но это не тот вариант, к которому нужно стремиться. В общем, каждое сколько-нибудь регулярно повторяющееся действие должно быть заскриптовано. В админской жизни это делается созданием скрипта, а в обычной (у админов необычная жизнь, ага ;) ) созданием чеклистов.

Остается только вопрос, как его делать. В идеале так же, как рекомендует волшебная Дорофея: для выполнения каждой задачи в списке операций должно быть не нужно напрягать мозг. Ваш мозг – ценная штука, пусть он занимается другой работой.