Архив рубрики: Списки задач

Как больше успевать?

Изначально опубликовано на HH.ru

Основные комментарии оттуда же (дословно):

“Какая галимотья!”

“Сама статья, как папка «Разобрать»”

“тайм-менеджмент не поможет”

Так что интересно, можете быть уверены Smile 

imageСколько обещаний вы даете себе на 2017 год? Заниматься спортом, проводить больше времени с семьей, читать больше книг? У меня нет статистики, но, полагаю, не ошибусь, если скажу: многие из «сорвавшихся» жалуются на «нехватку времени», как причину того, что их новогоднее обещание так и осталось обещанием.

Они говорят: «У меня очень мало времени на …». Звучит это убедительно, ведь для того, чтобы заниматься спортом, нужно время. Даже задача «провести время с семьёй» прозрачно на это намекает.

Практически любое обещание потребует, чтобы мы уделили ему свои драгоценные секунды, часы и дни. Что мешает это сделать? У нас:

1)      мало времени

2)      много дел

Управлять временем мы не можем: его всегда 24 часа в сутки, и 7 суток в неделе. Но мы можем управлять тем, как и на что своё время тратим. Предлагаю на этом и сосредоточиться.

Что нужно сделать, чтобы успевать больше? Не обдумывать задачи больше одного раза, и стараться делать их в потоке, не отвлекаясь.

Перестать тратить силы на повторные решения

Каждая мысль, это принятие решения. Вы подумали про чужую книгу, которая лежит на столе, и приняли решение не отдавать её прямо сейчас. За день эта мысль несколько раз повторится в голове. Вспомнили, что нужно купить зубную щётку, но решили, что среди рабочего дня идти в магазин – моветон. «Вечером после работы и куплю», — подумали вы ещё три раза. И так далее. Кстати говоря, всплывающие уведомления от почты или мессенджеров (равно как и звуки от них), открытые вкладки браузера и 15 открытых приложений на рабочем столе – каждый раз, когда мы смотрим на эти объекты, мы снова принимаем решение – сейчас посмотреть, что там в письме, или потом. «Вот эта вот вкладка в браузере, она мне завтра пригодится точно, сейчас её закрывать не стоит».

Любое решение истощает способность активно мыслить. Это важно понимать, потому что активно мыслить мы можем не более нескольких часов в день. Поэтому решения нужно принимать однажды и возвращаться к ним, только когда мы эти решения готовы исполнить. И для этого нужно воспользоваться следующими советами.

Выгружать все задачи из головы.

Твоя голова – самый паршивый офис

Дэвид Аллен

imageДержать все свои дела в голове, это худшее, для чего её может использовать человечество. Некоторые исследователи считают, что мы способны обрабатывать не более трёх-пяти идей одновременно. Представим:

·         прямо сейчас нужно написать отчёт;

·         после работы зайти в магазин;

·         оплатить интернет;

·         оплатить страховку для машины.

И тут в голову в третий раз приходит «новая» мысль – «не забыть в магазине купить молоко!!!». В этот момент пропадает концентрация на одной из предыдущих идей. Я обычно «роняю» то, чем нужно заниматься прямо сейчас – отчёт. Мало того – каждый раз, когда мы так отвлекаемся, мы теряем контекст. И тратим на его восстановление ресурс, предназначенный для того, чтобы работать и думать. Вместо отчёта наши силы уходят на повторное принятие решения купить молоко вечером или на выходных.

Поэтому все задачи должны лежать там, где им место – в списке задач.

Перестать накапливать задачи во «входящих»

Вопрос: Какую самую большую ошибку может

совершить владелец бесконечного диска?

Ответ: создать на нём папку «Разобрать!»

Три блокнота, четыре почтовых ящика, лоток для бумаг на рабочем месте, кошелёк, тумбочка возле рабочего стола, фото на телефоне, файлы на рабочем столе ноутбука: это список моих входящих. Что такое входящие? Это места, где накапливается все, что может превратиться в задачи.

Как и в папках «Разобрать», «Sort», «Другое», нельзя позволять накапливаться объектам во входящих. Иначе их масса включит механизмы прокрастинации и задачи, в лучшем случае, протухают. А в худшем приходят уже в виде срочных и неприятных, «доказывая», что ваша система работы с задачами никуда не годится.

Вести все задачи в одном списке

Не нужно делать для каждого вида деятельности отдельный список задач. По крайней мере на первом этапе вживания в новое, производительное «я». Я серьёзно.

Список рабочих задач, список домашних задач, список задач для улицы, для процедуры выноса мусора и так далее – для этого достаточно одного списка задач. Если списков несколько, то после того, как дело сделано, у нас встанет выбор, какой из списков открывать сейчас. И мы снова потратим энергию на принятие этого решения. Второй список, не говоря уже о третьем и последующих, — это мощнейший «прокрастиноген».

В этом правиле могут быть исключения, если вы точно знаете, что делаете. Вот когда это возможно:

1)      дела из списков никогда не пересекаются и на каждый список есть выделенное время. К примеру, есть домашний и рабочий список: мы не делаем домашние дела на работе, а, уходя с работы, вычёркиваем её из своей жизни.

2)      Если это вынужденная мера: например, политика безопасности компании запрещает смешивать списки. Придётся мириться с возможными последствиями и контролировать, чтобы такого не происходило , чтобы этого не происходило.

Главное – помнить: чем больше у нас источников задач, тем больше вероятность, что часть дел никогда не выполнится.

Записывать задачи так, как будто выполнять их предстоит роботам

«Зимняя резина» — это достаточно понятная задача?

Строго говоря, нет. Даже «Зимняя резина, @#$!!!» — не задача. Задача отвечает на вопрос, что нужно сделать, и описывает конкретное действие, которое нашему роботу предстоит сделать. Поэтому, скорее всего, задача будет звучать так: «позвонить по телефону xxxxxxx и договориться о замене резины». Потом будут задачи: «заехать за зимней резиной в гараж» и «поехать в ХХХ, чтобы заменить резину (не забыть положить резину в машину!)».

Такие действия легко выполняются без включения мозга. Они не требуют принятия решения и потому позволяют выполнять такие задачи чуть ли не дюжинами, не растрачивая нашу энергию.

Не нужно полностью описывать все действия, если понятно, как их выполнять. «Осторожно перемещайте пылесос так, чтобы он собрал весь мусор» — излишне. Хватит «пропылесосьте во всех комнатах». Но должно быть понятно, что нужно сделано.

«Прочитать все книги в Ленинской библиотеке» — это не задача, а проект. В библиотеке огромное количество томов. Работа будет очень громоздкой, поэтому формулировка её в таком виде будет вызывать отторжение.

«Изучить английский» — и вовсе покушение на изменение образа жизни. Ведь нельзя идеально выучить язык за 10, 50 или 300 занятий. Для этого нужно изменять свою жизнь, каждую неделю уделяя время чтению, аудированию и другим занятиям.

Ещё раз:

·         задача должна рассказывать, что нужно сделать (для этого там нужно полное предложение: подлежащее, сказуемое и прочие члены. См. пример выше);

·         задача должна выполняться с минимальным напряжением. Она должна быть понятна даже роботу, для чего её формулировка должна совпадать с первым шагом, необходимым для продвижения к цели;

·         задачи, которые слишком крупные и являются, по существу, проектами (прочитать БСЭ) или новым образом жизни (стать здоровым и стройным), нужно дробить на более мелкие и понятные: прочитать 10 страниц 15го тома (или почитать БСЭ полчаса) и сделать становую 80кг*8, 4 подхода.

Кстати, вы заметили небольшой довесок в конце одной из задач? Я про «не забыть положить резину в машину!». Это элемент чек-листа. И я призываю их использовать.

Использовать чек-листы

Все маркетинговые уловки бесполезны

против сытого мужчины со списком покупок.

В жизни каждого человека есть повторяющиеся сценарии: каждый год вы едете в отпуск, готовите годовой отчет, собираете детей в школу. Да, отпуск в этом году может быть не на Бали, а под одеялом дома, но на работе при этом нужно сделать каждый раз одни и те же действия. Я пользуюсь таким списком уже несколько лет и даже поделился им с другими людьми в приложении MaxDone. Кроме того, у меня есть списки для сборов, что сохраняет нервы при каждом отъезде.

Кстати, список можно «оформить» по-другому. В каждую поездку я беру с собой некий набор, который мне в других обстоятельствах не понадобится: дорожную подушку, переходники для электрических розеток и прочее. Все эти вещи я просто складываю в чемодан, и храню там. Для того, чтобы их взять, мне вообще не нужно использовать мышление – они просто лежат там, где это мне понадобится. Достаточно спинного мозга.

Ещё для нашей темы очень важны два списка: список еженедельного обзора системы продуктивности и «гвоздодёр». Второй, это список слов, предложений, да хоть картинок, которые дают нашему мозгу зацепки для того, чтобы вытащить из него все задачи. Такую рутину нужно проделывать как можно чаще (идеально вообще раз в день, но можно и немного реже), чтобы выполнить первый пункт из статьи: не держать задачи в голове. Вот, к примеру, маленьких кусочек моего:

«7.        дом

·         отопление

·         кондиционирование

·         водопровод/канализация

·         ремонт

·         электричество

·         мебель

·         коммунальные службы

·         платежи

·         кухня/оборудование кухни

·         санузел

·         места для глобальной уборки

·         кладовка

·         антресоль»

Использовать его так: сесть там, где ничто и никто не будет мешать, и просто пройтись по списку, вдумываясь и представляя себе каждый пункт, и записывая все задачи, которые всплывают в голове. В первые разы список этих задач будет пугающим, но потом уменьшится, если проводить процедуру регулярно.

Список же «еженедельного обзора» служит нашей следующей задаче.

Научиться доверять своему списку задач

Это самое сложное. Я сам несколько раз встречался с этой проблемой, пока не научился, и замечал её у других: список задач есть, но задачи в него только записываются, и редко выполняются. Или задачи выполняются без обращения к списку, мимо него.

В итоге мозг соображает, что задачи он записал, а вот выгружать их пока не стоит, потому что тогда они никогда не выполнятся.

По моему опыту для доверия к системе нужно научиться следующему:

1)      заносить любые задачи в список;

2)      выполнять только те задачи, которые есть в списке;

3)      регулярно проводить еженедельный обзор системы. 

Еженедельный обзор

В его рамках нужно

1)      полностью очистить все входящие (лучше это делать чаще, но раз в неделю почти необходимо);

2)      пройтись по всем задачам в поиске тех, которые прокрастинируются, случайно выполнены, но не отмечены такими, плохо сформулированы или ещё каким-то способом загрязняют наш список задач;

3)      Просмотреть дела на следующую неделю и спланировать те задачи, которые должны быть выполнены в этот период.

Не сдаваться

Никогда. Любая система личной эффективности иногда приходит в негодность. Что бы ни было причиной – два списка задач из необходимости, изменение служебных обязанностей, аврал из любых падений нужно извлекать уроки, придумывать новый инструмент, чтобы избежать подобных проблем в будущем и снова учиться выполнять задачи, а не печалиться о них.

Что дальше?

Всё, что мы выше обсудили, помогает делать больше. Давайте посмотрим:

1)      Мы не «повторяем дважды». Время на это больше не тратится. Но даже сохранённое время меркнет перед тем, сколько сил нам это экономит.

Понятно, что этого лишь общие советы, из которых достаточно сложно вырастить свою систему без помощи. К счастью, сейчас есть множество методик, которые разбирают в подробностях, как и что нужно делать. Моя любимая – методика Макса Дорофеева. Но вы можете использовать и другие проверенные методы. Главное – двигаться вперёд. Успехов!

Реклама

Бесплатная книга: The one minute to-do list, Michael Linenberger

imageСоберите все свои задачи в одном месте

Автор

Короткий обзор бесплатной (да, она бесплатна) книги Майкла Линенбергера по теме управления своими задачами. Я каким-то образом отложил её обзор, хотя прочитал пару месяцев назад, в отпуске.

Так как в большинстве систем личной производительности много общего (что утешает: раз они друг с другом соглашаются, в них, возможно, что-то есть ;) ), я просто перечислю основные моменты, которые мне понравились или не понравились в книге.

·         Нужно быть предельно осторожным, когда создаёшь в списке задач категорию «важное». Я часто повторяю, что задачи хорошо бы делить всего на три категории: «сделать прямо сейчас» (и тут я рекомендую оставлять чрезвычайно мало задач, в идеале – одну), «сделать когда-то» и «не делать». Иначе велик шанс найти себя с настолько большим количеством «важных» задач, что руки опускаются.

·         И снова: проведи несколько минут в день, планируя свою работу. Оно того стоит. К примеру, ты не обнаружишь, что, несмотря на обещания себе, ты не сможешь потратить сегодня на этот отчёт три часа, потому что у тебя 6 часовых встреч и один длинный звонок. А недостижение своей дневной цели может и фрустрировать и демотивировать. Я как раз недавно писал на похожую тему: как это плохо, планировать сделать больше, чем можешь.

·         В книге обнаружил интересную идею о магическом промежутке времени – 10 дней, или две рабочих недели. Наблюдения автора говорят, что большинство людей «имеют тенденцию к ослаблению тревоги по поводу больших задач или проектов, если их срок за пределами двух недель» (перевод мой). Мне это стало интересно, поскольку мои наблюдения говорят о схожем феномене: большинство людей не могут чётко планировать за пределами того же промежутка времени. А ещё некоторые методики предлагают начинать планирование с двухнедельных кусков. Совпадение? Кто-нибудь знает исследования на эту тему?

·         Было также сказано о том, что я называю осознанностью (автор говорит о тесте «Going home»). Это не о медитации, с которой у нас обычно связан этот термин, скорее, о действии в полном сознании, будучи полностью включённым, без автопилота. В данном случае речь идёт о понимании срочности. Если появляется «суперпупермегасрочная» задача, то есть смысл спросить себя: а готов ли я из-за неё сегодня остаться на работе сверхурочно? Если нет, то не такая она и срочная.

·         Ещё в книге есть отсылки на ограничение количества задач, принятых в работу. Тоже очень полезная штука. Мне пока не кристально ясно, как поступать с задачами руководителя. У него, однозначно больше задач в поле зрения, чем у любого его подчинённого. Видимо, нужно, как я и делаю, делить их на две категории: те, которые делегированы, и те, которые руководитель делает сам.

·         Но есть и откровенно глупые, с моей точки зрения вещи. Даже вредительские. Например, совет держать задачи в одном поле зрения с почтой. По мне так это отличный способ провести свой день в почте и не сделать ни одну задачу.

·         А ещё книга была бы вдвое короче, если бы не было подробного описания какого-то софта для ведения списков. Мне такое не нравится, поскольку я считаю инструмент вторичным, если ты знаешь, что и как делать. Но даже с этим довеском книжка коротка.

Полезность: средняя. Но если ты только в начале пути по работе со списками задач, то полезность увеличится.

image

Легко ли читать? Да.

image

Взять можно тут.

 

Повторяющиеся задачи в моей GTDшечке

clip_image001Некоторое время назад в блоге у Макса Дорофеева случился микрозаруб на тему «а нужны ли повторяющиеся задачи». Часть аудитории считала, что нафиг не нужны, ибо, скажем, вряд ли я забуду сделать еженедельный отчёт. У меня тогда этих задач было в разы больше, чем сейчас, но и сейчас несколько штук осталось. Однако я был твёрдо уверен, что мне без них не обойтись.

Как я только что сказал, раньше у меня этих задач было больше, потому мне оказалось сложно тогда сформулировать, зачем они вообще нужны, ибо отчёт я и впрямь не забываю написать без всяких задач. Теперь у меня таких задач осталось существенно меньше, и я понял, что они для меня означают, и почему я и не удалю как минимум ещё какое-то время.

Первый класс таких задач — это задачи, являющиеся частью процессов постоянного улучшения или задачи в которых есть большой чеклист, что сделать. То есть нужно:

1) Провести какую-то ретроспективу прошедшего периода времени

2) Провести планирование будущего периода

3) Провести оценку какого-то текущего процесса

Может и ещё что-то. К примеру, у меня в такой задаче еженедельный гвоздодёр и обзор GTD-системы, а также ежедневные планирования и ретроспективы. Просто потому, что держать в голове эти списки не очень реально, да и смысла нет. Проще с утра открыть эту задачу, пройтись по списку и закрыть.

Ещё одна категория задач (от которых я-таки избавился пока) это противо-ленивожопные. То есть я задалбывал себя задачами на необходимость ежедневно читать некий букварь до тех пор, пока это не перестало быть проблемой. То есть делал себе чуть сложным самообман «ну вот сегодня нет времени, завтра точно сделаю». Но эти задачи будут не у всех, так что их можно исключить из рассмотрения.

И есть ещё третий класс задач: задачи регулярные, но редкие. О которых забыть легко. Ну там раз в пару месяцев прочитать какой-то онлайн журнал. В такие задачи ещё напихивается информация, которая поможет сделать её быстрее (ссылка на этот журнал, к примеру). Тоже полезный вариант регулярных задач.

А у вас какие задачи регулярные?

Любовь к одному помидору

clip_image001Очередная книжка. Куплена и прочтена в рамках борьбы с прокрастинацией. Должен сказать сразу, помогло, хотя я ещё и далёк от полного решения этой проблемы.

Итак, The Pomodoro Technique от создателя техники Francesco Cirillo.

Полезность книги: жизнь спасла.

Легко ли читать: да.

Я как-то попробовал использовать пару лет назад то, что считал “техникой помидора”: скачал какую-то программу, которая тикаала и отмеряла 25+5 минут и пробовал так работать. Ну, в целом, понятно было, что что-то здесь не так. Оно просто не заработало толком и само собой затухло. Но тут набрёл на книжку автора самой методики, прочитал и понял, что этого-то и не хватало.

Книжка очень короткая (что-то чуть больше, чем 100 страниц) и очень инструментальная. Я начал читать её утром и закончил вечером, в самолёте. Так что, когда я писал, что её легко читать, то точно не врал Winking smile 

При этом пищи для ума она даёт – будь здоров, при этом перекликаясь со многими другими методиками улучшения собственной и чужой жизни. В частности, с книгой Тимоти Геллвея, которую я недавно рассматривал, она имеет некоторые общие подходы к обучению: осознанность ведёт к непрерывному улучшению, которое вообще замусолено в любой книге по эффективности Winking smile 

Для меня книга стала серьёзным помощником, вызвавшим достаточно приличные изменения в том, как я работаю. Так что Я для себя поставил её в один ряд с Getting Things Done от Дэвида Аллена и Drive от Дэниела Пинка. Например, по результатам наблюдений за собой, я изменил свой рабочий график, что стало, как мне кажется, причиной перелома в динамике количества моих задач. Ну и именно она заставила меня начать планировать свой день. Оказалось, что это несложно. Да ещё я это делаю в бумажном виде =)

А многих она заставляет задуматься, что же мешает им сфокусироваться на задаче (относительно точная цитата с работы: “сижу, работаю, и тут ловлю себя на том, что мне срочно приспичило найти билеты на концерт. Вот прямо сейчас”).

Саму технику расписывать не буду, поскольку:

1) много кто это делал, даже книжки писали, отличные от книги самого автора (их не читал, может быть, когда-нибудь). Вряд ли я что-то добавлю.

2) Купите и прочитайте сами. Это недолго и недорого.

Купить можно тут.

З.Ы. Один из наиболее часто встречаемых мной вопросов при рассказе про книгу, это “а ты используешь физический таймер?”. Увы, пока нет, но только потому, что не нашёл времени добраться до магазина. Правда использовать его всё время я вряд ли смогу – всё-таки open space, но всё равно куплю. Или приму в дар Winking smile

Жизнь без чеклистов, как вызов скуке.

clip_image002А вы делаете чеклисты для повторяющихся активностей? Неважно для чего: составление бюджета, подготовка свадьбы (у кого это регулярная активность ;)), установка сервера или рецепт лечо. Да?

Я тоже. И ребят своих заставляю. А пользуетесь вы этими списками задач (а это, по сути, именно специализированные списки задач. Этакие мини-проекты)? Нет? Вот и многие вокруг меня тоже не пользуются. И хотя я пользуюсь, но количество таких списков в моей жизни явно недостаточно. И недавно я подумал, что одной из причин может быть желание более «творческой» работы. Ну то есть, если нет чеклиста, то всегда есть возможность облажаться и потом судорожно это чинить. Творчество? Несомненно ;) Шучу, конечно, вряд ли это причина. Зато вполне очевидно, зачем чеклист нужен: избегать такого творчества.

На самом деле, устанавливать и настраивать сервер в 125й раз, что по чеклисту, что без него, занятие малоинтересное. Можно возразить, что процесс, следующий за факапом, может оказаться интересным, но тут нужно помнить, что он совершенно контрпродуктивен:

1) Раз пришлось разгребать, значит что-то пошло не так. Испорчен торт, нет платья у невесты или сервис изрядно накренился. Адреналин добавит удовольствия чинящему, но не потребителю услуг.

2) Был бы употреблен чеклист, этого можно было бы избежать. То есть то время, когда мы исправляем последствия трудовым подвигом, потрачено зря!

3) А самое главное, время, которое потрачено на починку, можно было бы потратить на действительно творческие вещи.

То есть, обмануть себя вплоть до выброса шиловжопина мы можем, но это не тот вариант, к которому нужно стремиться. В общем, каждое сколько-нибудь регулярно повторяющееся действие должно быть заскриптовано. В админской жизни это делается созданием скрипта, а в обычной (у админов необычная жизнь, ага ;) ) созданием чеклистов.

Остается только вопрос, как его делать. В идеале так же, как рекомендует волшебная Дорофея: для выполнения каждой задачи в списке операций должно быть не нужно напрягать мозг. Ваш мозг – ценная штука, пусть он занимается другой работой.