Естественные ограничители бюджета

clip_image002 Как руководитель подразделения я теперь участвую в ежегодной развлекухе под названием «бюджетирование» (Кстати, если делать всё заранее и вовремя, а не откладывать на последний момент, то ничего страшного, но это лирика). Выяснилось несколько занятных моментов, которые до непосредственного участия в процессе казались неочевидными (возможно, только мне).

В частности (а на самом деле, это самый большой секрет, как мне кажется), бюджетирование это в идеале процесс выяснения, скорее не «сколько денег нам дадут потратить», а «сколько денег мы можем потратить с пользой». То есть понятное дело, что есть искусственные во многом ограничители в виде «фиг вам, а не лимон баксов на новую СХД», однако есть и естественные ограничители. К примеру:

1) В 2012 году мы заказали бюджет два попугая, а потратили полтора.

2) В 2013 году мы заказали бюджет два попугая, а потратили полтора.

3) В 2014 году мы заказали бюджет два попугая, а потратили полтора.

4) В 2015 мы тоже закажем…

Стоп! А на кой мы каждый год заказываем больше, чем мы реально тратим? Почему мы не можем потратить всё? Вроде бы не велика проблема же? ;) Однако, выясняется, что количество проектов, которые мы можем взять и выполнить за год, реально ограничено вполне себе жёсткими рамками: людьми, временем и непроектной нагрузкой. То есть если людей у тебя в группе не добавилось, то почему ты заказываешь себе из года в год железа на 10 проектов, когда много лет подряд показали, что больше 8 проектов ты не тянешь?

Поэтому я теперь при подготовке бюджета смотрю не только на те проекты, которые я хочу сделать, но и на исторические данные: сколько проектов приходит ко мне в среднем в год со своими бюджетами (то есть мне не нужно под них закладывать средства), сколько людей мне прибавилось и прибавится в следующем году, сколько проектов я реально могу потянуть исходя из этого. Ну и в зависимости от результатов анализа что-то из бюджета пропадает, что-то снижается в приоритете, а что-то отодвигается на конец финансового года, чтобы можно было своевременно вернуть деньги в бюджет, если облажался.

Такой вот фокус, в следующем году отчитаюсь, насколько он работает.

Книга: Let’s stop meeting like this

clip_image002Очередная книга, милостью издательства O’Reilly попавшая мне в лапы.

Полезность книги: ниже средней

Легко ли читать: средне.

Книга, по задумке авторов должна улучшить встречи, в которых я участвую, с помощью их методологии, которую они называют meeting canoe.

Увы, в целом писать особенно не о чем. На фоне чтения, которым я в последнее время себя закидываю смотрится очень бледно. Да, описывается как должна строиться встреча, как к ней нужно готовиться. Дано несколько инструментов, которые могут, наверное, слегка улучшить ситуацию, если она нуждается в улучшении. Казалось бы, что ещё нужно?

Однако, всё то же самое, но без каноэ, есть в любой книжке по улучшению встреч, которые я когда-либо встречал. Какой-то изюминки я не заметил. Плюс, в книге жёстко дано достаточно условное и спорное, с моей точки зрения, разделение на лидера митинга, участника и фасилитатора. Зачем это нужно, я так и не понял, если честно, и считаю это деление слегка надуманным и ненужным.

Инструментарий, который дан в книге, призван помочь организовывать встречи, но нет то самой важной части, которая отличает хорошее пособие по улучшению чего-либо: того, что поможет формировать новые привычки.

В итоге, читать мне оказалось скучно, а стало быть, не слишком легко, хотя слог там нормальный, в общем.

Резюме: не могу рекомендовать как руководство по самостоятельному совершенствованию. Не то, чтобы совсем нет полезного материала, но «Руководство фасилитатора» Кейнера даст НАМНОГО больше, даже если его прочитать не полностью =)

Если не убедил, купить тут:

Повторяющиеся задачи в моей GTDшечке

clip_image001Некоторое время назад в блоге у Макса Дорофеева случился микрозаруб на тему «а нужны ли повторяющиеся задачи». Часть аудитории считала, что нафиг не нужны, ибо, скажем, вряд ли я забуду сделать еженедельный отчёт. У меня тогда этих задач было в разы больше, чем сейчас, но и сейчас несколько штук осталось. Однако я был твёрдо уверен, что мне без них не обойтись.

Как я только что сказал, раньше у меня этих задач было больше, потому мне оказалось сложно тогда сформулировать, зачем они вообще нужны, ибо отчёт я и впрямь не забываю написать без всяких задач. Теперь у меня таких задач осталось существенно меньше, и я понял, что они для меня означают, и почему я и не удалю как минимум ещё какое-то время.

Первый класс таких задач — это задачи, являющиеся частью процессов постоянного улучшения или задачи в которых есть большой чеклист, что сделать. То есть нужно:

1) Провести какую-то ретроспективу прошедшего периода времени

2) Провести планирование будущего периода

3) Провести оценку какого-то текущего процесса

Может и ещё что-то. К примеру, у меня в такой задаче еженедельный гвоздодёр и обзор GTD-системы, а также ежедневные планирования и ретроспективы. Просто потому, что держать в голове эти списки не очень реально, да и смысла нет. Проще с утра открыть эту задачу, пройтись по списку и закрыть.

Ещё одна категория задач (от которых я-таки избавился пока) это противо-ленивожопные. То есть я задалбывал себя задачами на необходимость ежедневно читать некий букварь до тех пор, пока это не перестало быть проблемой. То есть делал себе чуть сложным самообман «ну вот сегодня нет времени, завтра точно сделаю». Но эти задачи будут не у всех, так что их можно исключить из рассмотрения.

И есть ещё третий класс задач: задачи регулярные, но редкие. О которых забыть легко. Ну там раз в пару месяцев прочитать какой-то онлайн журнал. В такие задачи ещё напихивается информация, которая поможет сделать её быстрее (ссылка на этот журнал, к примеру). Тоже полезный вариант регулярных задач.

А у вас какие задачи регулярные?

О пользе мата

clip_image002

Я в последнее время много времени уделяю изучению того, как можно быстро научиться чему-то самостоятельно или научить других. В целом для себя я сформулировал вполне себе очевидный, и потому мало кому интересный способ, что называется, естественного обучения:

clip_image004

Привожу его тут просто для иллюстрации, ибо это уж точно известно давно, называется Цикл Карно Колба, гуглите, кому интересно.

Однако, медленно это. И требует очень активных экспериментов, если позволять ситуации течь самостоятельно, так что лично мне нужно было какое-то ускорение. Само собой, раз я об этом заговорил, значит, полагаю, что выход есть. Проглядывает этот выход почти во всех методиках улучшения эффективности, но, пожалуй, самую понятную и близкую мне формулировку я увидел пока у Геллвея в его «Внутренней игре»: главное, это осознанность и осознание. Себя самого, своих действий и так далее.

То есть каждое своё действие в области, в которой нужно учиться, нужно делать осознанно, выяснять, какие у него были особенности и так далее. При этом нет нужды сидеть и скрупулёзно анализировать, что ты сделал, сосредотачиваться на самом действии и так далее. Это, с большой вероятностью, наоборот помешает. Что же тогда и как осознавать, спросите вы? На каком-нибудь параметре, который связан с действием, но, на первый взгляд, не несёт прямого воздействия на результат.

В качестве теста я попробовал избавиться от мата на рабочем месте. Не то, чтобы это было какой-то проблемой, но и смысла большого в употреблении я давно не вижу. Ну и на чём-то же нужно пробовать, а тут тема безобидная в случае провала и будет польза в случае успеха.

Решил я себе это и приступил. Просто сказать себе «не употребляй больше морских терминов всуе», как я уже говорил, не поможет, да и не интересно. Потому мне нужно было выбрать:

1) Переменную, за которой я буду наблюдать

2) Способ, который позволит мне вспоминать, что за этой переменной нужно наблюдать.

Второе больше почерпнуто из Закона малинового варенья: нужен триггер, по которому будет производиться какое-то действие. По здравом размышлении, выяснилось, что ничего нового в этом деле не придумать, и переменной было решено взять количество слов в день, а способом напомнить себе о том, что нужно собирать эту информацию – копилка.

clip_image006Ставку специально выбрал небольшую, чтобы не примешивалась к эксперименту жадность: 10 рублей.

Что выяснилось в процессе эксперимента? Применительно к нему самому:

· просто обращение внимания на нежелательное явление может привести к его радикальному уменьшению в твоей жизни. Check. Начиналось всё чуть ли не с нескольких сотен рублей в день. Сейчас редко вообще к копилке подхожу. (печаль, на пиццу для группы не дотягиваем ;) )

· Дурной пример заразителен: ко мне самостоятельно присоединились ещё два сотрудника моей группы. От одного толку, правда, мало, он и так почти не сквернословил. Второй идёт наравне со мной ;)

· Сам факт наблюдения приводит к интересным вещам. К примеру, я теперь часто лезу в карман за «десюнчиком» до того, как заматерюсь. В процессе, бывает, передумываю.

· Скорость изменений в таком «контролируемом» варианте весьма высока. Первые 2500р. Мы набрали относительно быстро. До 3500 шли уже долго и нудно, несмотря на то, что инцидентов неприятных жизнь нам преподносила как-то немилосердно много в последнее время. Ну а сейчас и вовсе жизнь в копилке застыла.

Наблюдение, не относящееся к эксперименту: ругань обедняет речь. Пришлось, в общем-то, подыскивать замену привычным оборотам. Это было самым мучительным, пожалуй, хотя я и скрасил себе изрядно процесс башорговской заменой «да вы вконец !@#$!» на «да вы, верно, шутить изволите» ;)

Так что для меня способ работает. Прозреваю, что он для всех работает в той или иной степени, если применять его честно. К примеру, есть ощущение, что, если бы я ещё каждый день по-честному записывал, сколько монеток вкинул, то эксперимент бы вообще сорвался, потому что я просто перестал бы ругаться на второй неделе. Ну и нужно понимать, что сама задача для меня достаточно несложной.

Любовь к одному помидору

clip_image001Очередная книжка. Куплена и прочтена в рамках борьбы с прокрастинацией. Должен сказать сразу, помогло, хотя я ещё и далёк от полного решения этой проблемы.

Итак, The Pomodoro Technique от создателя техники Francesco Cirillo.

Полезность книги: жизнь спасла.

Легко ли читать: да.

Я как-то попробовал использовать пару лет назад то, что считал “техникой помидора”: скачал какую-то программу, которая тикаала и отмеряла 25+5 минут и пробовал так работать. Ну, в целом, понятно было, что что-то здесь не так. Оно просто не заработало толком и само собой затухло. Но тут набрёл на книжку автора самой методики, прочитал и понял, что этого-то и не хватало.

Книжка очень короткая (что-то чуть больше, чем 100 страниц) и очень инструментальная. Я начал читать её утром и закончил вечером, в самолёте. Так что, когда я писал, что её легко читать, то точно не врал Winking smile 

При этом пищи для ума она даёт – будь здоров, при этом перекликаясь со многими другими методиками улучшения собственной и чужой жизни. В частности, с книгой Тимоти Геллвея, которую я недавно рассматривал, она имеет некоторые общие подходы к обучению: осознанность ведёт к непрерывному улучшению, которое вообще замусолено в любой книге по эффективности Winking smile 

Для меня книга стала серьёзным помощником, вызвавшим достаточно приличные изменения в том, как я работаю. Так что Я для себя поставил её в один ряд с Getting Things Done от Дэвида Аллена и Drive от Дэниела Пинка. Например, по результатам наблюдений за собой, я изменил свой рабочий график, что стало, как мне кажется, причиной перелома в динамике количества моих задач. Ну и именно она заставила меня начать планировать свой день. Оказалось, что это несложно. Да ещё я это делаю в бумажном виде =)

А многих она заставляет задуматься, что же мешает им сфокусироваться на задаче (относительно точная цитата с работы: “сижу, работаю, и тут ловлю себя на том, что мне срочно приспичило найти билеты на концерт. Вот прямо сейчас”).

Саму технику расписывать не буду, поскольку:

1) много кто это делал, даже книжки писали, отличные от книги самого автора (их не читал, может быть, когда-нибудь). Вряд ли я что-то добавлю.

2) Купите и прочитайте сами. Это недолго и недорого.

Купить можно тут.

З.Ы. Один из наиболее часто встречаемых мной вопросов при рассказе про книгу, это “а ты используешь физический таймер?”. Увы, пока нет, но только потому, что не нашёл времени добраться до магазина. Правда использовать его всё время я вряд ли смогу – всё-таки open space, но всё равно куплю. Или приму в дар Winking smile

Закон малинового варенья

Некоторое время назад я поучаствовал в авантюре, которую предпринял некто Дмитрий Лазарев, и стал соиздателем книги Джеральда Вайнберга «Закон Малинового Варенья». Деньги мы собрали рекордно быстро, а вот читать я начал её не так давно. Что еще хуже, читал я её очень долго, поскольку мне пришлось её буквально конспектировать (в конспекте, к счастью, меньше слов, чем в книге, но на то он и конспект).

Итого:

Полезность книги: высокая.

Легко ли читать: да, если не записывать каждое слово.

В оригинале книжка называется «The Secrets of Consulting». То есть, по идее, этакий учебник по тому, как быть консультантом. Однако, среди меня есть мнение, что консультантом никого эта книжка быть не научит. Если вы плохой консультант, то искать в ней рецепты, как стать хорошим – тоже относительно бессмысленное занятие. Так что тогда в этой книге такого, что я ее конспектировал (почти три тысячи слов в mindmap)? По мне, так это лучший sanity check, который я когда-либо видел. Причём проверять нужно, в основном, не окружающих, а себя, что очень хорошо, поскольку проблемы не только в людях (что бы не утверждал заказчик), они достаточно часто в нас самих (что бы на этот счёт не думали мы). И часто, изменив своё видение текущей ситуации, можно её решить. А можно и отказаться от её решения. Много что можно, главное, не залипнешь при этом.

Там есть и какой-то общий смысловой фон (не всё уложилось в формат именно чеклиста). К примеру, я полностью согласен с автором, когда он говорит, что чем шире мажешь, тем тоньше слой (тот самый закон Малинового Варенья). Когда мы переходим от непосредственного управления ситуацией, к управлению управлением, мы можем заработать больше. Мы можем немного повлиять на большие объёмы чего-то там. А вот коренным способом изменить что-то нам уже сложнее, потому что теряется прямой контакт и контроль, и чёрт его знает, что ещё. Да и удовольствие от этого получать сложнее. Я это почувствовал, когда стал руководителем (а тоже ведь консультант, да).

В общем, всем, кто решает проблемы (как свои, так и чужие), настойчиво рекомендую.

З.Ы. Джеральд, кстати, настаивает, что все мы, в тот или иной момент нашей жизни становимся консультантами, и всем нам в эти моменты очень нужно быть разумными. Никаких возражений, проверяйтесь по этому списку, не забывая о том, что когда мы просто даём совет, какой плеер лучше, мы тут же становимся консультантами ;)

Книжка на Озоне:

OZON.ru - Книги | Закон малинового варенья и Еще 103 секрета консалтинга | Джеральд Вайнберг | The Secrets of Consulting: A Guide To Giving & Getting Advice Successfully | | Купить книги: интернет-магазин / ISBN 978-5-905955-04-4 OZON.ru — Книги | Закон малинового варенья и Еще 103 секрета консалтинга | Джеральд Вайнберг | The Secrets of Consulting: A Guide To Giving & Getting Advice Successfully | | Купить книги: интернет-магазин / ISBN 978-5-905955-04-4

Книга: The inner game of work by Timothy Gallwey

imageИ еще одна книжка. На этот раз об обучении. Обучении себя и других. Главное, что автор утверждает, так это то, что мы сами себе мешаем учиться на своём опыте, который является лучшим курсом в мире. Мы так концентрируемся на результате, что вместо того, чтобы наблюдать за миром вокруг и его реакцией на наши действия, мы сами себя шпыняем и зашориваем. К примеру, при игре в теннис (а автор начал разрабатывать свою методу как тренер игрроков в теннис), лучше сосредоточиться на полёте мяча, чем на инструкциях «поставь ногу прямо, повернись на 14.28°, подними руку на уровень…». Ну вы поняли. В целом, рекомендуется не мешать компу работать (а ведь наш мозг – великолепный компьютер). Ведь глупо пытаться калькулятору пояснить, сколько будет 2+2: он, определённо, знает это лучше вас. Вот и у нас есть свой такой калькулятор, который автор называет Self2, в противовес Self1, который только и знает, что мешает и навязывает нам чужую повестку дня. Принципами обучения автор называет:

• Нужно осознавать мир вокруг себя. Не оценивать, а именно осознавать. Тогда у Self1 будет меньше шансов нам помешать. Сосредоточенность на том, что важно, а не на внешних признаках чего бы то ни было, отодвинет его на второй план.

• Не бояться принимать то, что нам говорит Self2.

• Решения должен принимать тот, кто проходит коучинг. Неважно, мы ли это сами или наш клиент (подчинённый, сотрудник).

Полезность: средняя и выше средней. Для той секции, где речь идёт о самообучении в книге мало примеров и аналогии слабоваты. Зато тот кусок, который рассказывает подход к коучингу содержит инструменты, которыми можно (и, наверное, нужно) пользоваться. А главное, в процессе коачинга других, похоже, будешь учиться сам ;)

Легко ли читать: средне. Ну не бизнес-роман, да и читал я на английском. Но сносно, не нужно себя заставлять.

Купить на нашем: ХЗ где, не встретил в наличии.

Купить на басурманском:
The Inner Game of Work: Focus, Learning, Pleasure, and Mobility in the Workplace